Especialista en nóminas

Descripción del puesto:

RESUMEN DEL PUESTO: 

El especialista en nóminas es responsable del procesamiento preciso y puntual de las nóminas de una plantilla numerosa y distribuida por varios estados, al tiempo que garantiza el cumplimiento de la normativa federal, estatal y local. Esta función da soporte al proceso de nóminas en Workday y realiza actividades clave relacionadas con las nóminas, como la introducción de datos, la auditoría de los registros de tiempo y asistencia, la resolución de discrepancias salariales y la asistencia a los miembros del equipo en cuestiones relacionadas con las nóminas.  El especialista en nóminas también ayuda con la elaboración de informes de nóminas, las actividades de fin de año y el mantenimiento de registros de nóminas detallados y precisos. Para tener éxito en este puesto es necesario dominar Workday, prestar mucha atención a los detalles, tener buenas habilidades analíticas y ser capaz de colaborar eficazmente con el equipo de Recursos Humanos y otros departamentos para apoyar procesos de nóminas eficientes y que cumplan con la normativa.

Se trata de un puesto híbrido con sede en el Centro de Apoyo del Restaurante Portillo's en Oakbrook, Illinois, que requiere presencia física de martes a jueves.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

Permita que nuestro Propósito cree recuerdos para toda la vida encendiendo los sentidos con comida y experiencias inigualables:

Familia: Trabajamos juntos para que todo el mundo se sienta como en casa, y damos un paso adelante cuando alguien necesita ayuda.

• Investigar y comunicar cuestiones relacionadas con las nóminas al público adecuado, así como responder a las consultas recibidas en el buzón de correo electrónico dedicado a las nóminas.
• Validar salarios, bonificaciones y ajustes salariales retroactivos, incluyendo ascensos y aumentos salariales.

Grandeza: Estamos obsesionados con ser los mejores y trabajamos duro para mejorar continuamente. Nuestra grandeza se basa en la calidad, el servicio, la actitud y la limpieza.

• Reconciliar y validar los datos de nóminas antes de su transmisión utilizando informes dentro de Workday para garantizar su exactitud.
• Revisar y validar los registros de tiempo y asistencia para garantizar la exactitud de los registros y el procesamiento de las nóminas.
• Verificar y cuadrar todas las horas y los ingresos de los restaurantes asignados antes de la transmisión de la nómina.
• Cree tickets cuando sea necesario tras evaluar cualquier problema que pueda surgir con los proveedores.
• Prepare y confirme cualquier pago fuera de ciclo bajo demanda y manual en Workday según sea necesario.
• Validar e identificar los bienes no reclamados y volver a emitir los cheques caducados o devueltos.

Energía: Nos movemos con urgencia y pasión, sin dejar de prestar atención a los detalles.

• Preparar y procesar las nóminas quincenales en Workday, asegurándose de que cada nómina se complete de manera oportuna y precisa, y de acuerdo con los calendarios de nóminas de la empresa y las regulaciones salariales y horarias.
• Colabora con el equipo de Beneficios para garantizar que todas las solicitudes de permisos se tramiten correctamente.
• Procesar y cuadrar las horas trabajadas, los salarios, las propinas y las deducciones aplicables de acuerdo con las regulaciones salariales y fiscales federales, estatales y locales.  
• Ayudar con las funciones de fin de año, reimpresiones de W2 y actualizaciones de direcciones según sea necesario.
• Colaborar con los proveedores de nóminas para resolver problemas relacionados con los depósitos directos, las discrepancias en las tarjetas de pago y los pagos devueltos que afectan a la remuneración de los miembros del equipo.
• Colaborar con los proveedores para completar y tramitar todas las interrogatorias y embargos, según corresponda, de conformidad con las leyes y normativas estatales.

Nos divertimos: Entretenemos a nuestros invitados, conectamos con autenticidad y nos hacemos sonreír mutuamente.

• Asegúrese de que todas las consultas de los miembros del equipo se aborden y se remitan a los niveles superiores según sea necesario y de manera oportuna.
• Colaborar con otros departamentos para desarrollar procesos que faciliten la auditoría y el procesamiento de las nóminas.
• Otras tareas asignadas

RELACIONES ORGANIZATIVAS:

 Este puesto depende del director de nóminas y trabaja en estrecha colaboración con los miembros del equipo de Recursos Humanos, Finanzas y Contabilidad, y la dirección de Operaciones de Restaurantes. El especialista en nóminas también colabora con proveedores externos de nóminas y control horario para resolver problemas, mantener el cumplimiento de la normativa aplicable y apoyar la eficiencia de las operaciones de nóminas en toda la organización.

REQUISITOS NECESARIOS:

Nivel educativo mínimo/Certificaciones

• Preferiblemente, licenciatura en empresariales o campo relacionado

Experiencia laboral mínima, cualificaciones, conocimientos, habilidades y aptitudes

• Más de 3 años de experiencia en el procesamiento de nóminas, incluyendo al menos 2 años procesando nóminas en Workday.
• Experiencia en el soporte de un entorno de nóminas por horas de gran volumen.
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Debe dominar Workday, MS Word, Excel y Outlook.
• Excelentes habilidades organizativas y de toma de decisiones, especialmente en situaciones estresantes y difíciles.
• Sólidas habilidades analíticas y de resolución de problemas, con capacidad para investigar y resolver discrepancias en las nóminas.
• Persona emprendedora que establece planes agresivos y supera los retos de forma coherente.
• Sólidos conocimientos sobre la normativa federal, estatal y local en materia de nóminas.

Requisitos de viaje

• Ninguno

REQUISITOS PREFERENTES:

Experiencia laboral, cualificaciones, conocimientos, habilidades y aptitudes

• Experiencia en el procesamiento de nóminas de múltiples unidades y estados (por ejemplo, restaurantes, comercio minorista, hostelería).
• Experiencia de cumplimiento inteligente de ADP
• Bilingüe (español, inglés)

¡Genial! El rango salarial para este puesto es de 55 000 a 70 000 dólares. Tu remuneración real dependerá de tu experiencia, ubicación y/o las habilidades adicionales que aportes.  

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Las afirmaciones anteriores pretenden describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realizan los titulares asignados a este puesto. No pretenden ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, obligaciones y aptitudes necesarias. El titular puede tener que desempeñar otras tareas que se le asignen. Este puesto podrá revisarse a medida que cambien las obligaciones y responsabilidades en función de las necesidades de la empresa.