Coordinador de servicios para los miembros del equipo

Descripción del puesto:

RESUMEN DEL PUESTO: 

El coordinador de servicios para los miembros del equipo actúa como principal punto de contacto para los miembros del equipo y los responsables de Portillo's, proporcionando un apoyo preciso, conforme a la normativa y oportuno en cuestiones relacionadas con el empleo, las prestaciones, los permisos, la remuneración, las nóminas y los expedientes de los miembros del equipo. Este puesto también se encarga de la incorporación de nuevos empleados, la tramitación de los formularios I-9 y E-Verify, la gestión de las comprobaciones de antecedentes, la integridad de los datos del sistema de información de recursos humanos (HRIS), las solicitudes legales y de cumplimiento normativo, y las actividades de baja de los empleados.

Este puesto tiene su sede en el Centro de Apoyo al Restaurante Portillo’s, en Oak Brook, Illinois. Se requiere presencia en la oficina de lunes a jueves, con flexibilidad para trabajar a distancia los viernes.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

Permita que nuestro Propósito cree recuerdos para toda la vida encendiendo los sentidos con comida y experiencias inigualables:

Familia: Trabajamos juntos para que todo el mundo se sienta como en casa, y damos un paso adelante cuando alguien necesita ayuda.

Grandeza: Estamos obsesionados con ser los mejores y trabajamos duro para mejorar continuamente. Nuestra grandeza se basa en la calidad, el servicio, la actitud y la limpieza.

Energía: Nos movemos con urgencia y pasión, sin dejar de prestar atención a los detalles.

Nos divertimos: Entretenemos a nuestros invitados, conectamos con autenticidad y nos hacemos sonreír mutuamente.

Apoyo a los miembros del equipo

• Responder a las consultas del servicio de asistencia de Recursos Humanos o a las solicitudes de ayuda dentro de los plazos establecidos en los acuerdos de nivel de servicio (SLA), proporcionando orientación precisa o derivando el caso según corresponda.
• Documentar las consultas de los miembros del equipo y sus soluciones en el sistema de gestión de incidencias y utilizar las tendencias para identificar problemas recurrentes, actualizar las preguntas frecuentes y los artículos de la base de conocimientos, y recomendar mejoras en los procesos.
• Actuar como punto de contacto para los miembros del equipo y los responsables en lo relativo a los procesos y políticas de RR. HH.

Incorporación y verificación de datos laborales

• Gestionar el proceso de incorporación de principio a fin de los miembros del equipo corporativo, garantizando una experiencia de incorporación fluida y conforme a la normativa.
• Facilitar la orientación y la incorporación a la empresa de los nuevos empleados y garantizar que dispongan de la información, las herramientas y los recursos necesarios para tener éxito desde el primer día.
• Asumir la responsabilidad total del proceso del formulario I-9, lo que incluye su cumplimentación en los plazos establecidos, la verificación, la corrección de errores o discrepancias y el proceso de reverificación.
• Supervisar los plazos de cumplimentación del formulario I-9 y conservar los registros del I-9 de conformidad con los requisitos federales de conservación y almacenamiento.
• Gestionar el proceso de E-Verify y la relación con los proveedores, lo que incluye la creación oportuna de expedientes y la resolución de las «no confirmaciones provisionales», de conformidad con los requisitos del programa E-Verify.
• Apoyar los procesos de elegibilidad laboral y de cumplimiento normativo
• Hacerse cargo del proceso de verificación de antecedentes, lo que incluye iniciar las verificaciones, revisar los resultados y remitir los casos que requieran una resolución según lo establecido en la política

Sistemas de información de recursos humanos y gestión de datos

• Realizar auditorías periódicas del sistema para garantizar la exactitud y la integridad de los datos en Workday y en los sistemas de RR. HH. relacionados, y resolver las discrepancias.
• Tramitar y/o corregir los cambios y actualizaciones en los datos de los miembros del equipo (datos personales, cambios de puesto o cargo, asignaciones organizativas, traslados, etc.) según sea necesario
• Tratar la información sensible de los miembros del equipo con la confidencialidad, la discreción y el criterio profesional adecuados
• Elaborar informes estándar de Workday y mantener actualizados los procedimientos operativos estándar (SOP) para los procesos de Servicios a los Miembros del Equipo

Cumplimiento normativo y presentación de informes

• Elaborar y presentar el informe trimestral de la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) de California de forma precisa y puntual.
• Atender las solicitudes de datos del equipo jurídico (por ejemplo, verificaciones de empleo, retenciones de documentos para litigios, solicitudes de registros) con precisión, confidencialidad y discreción.
• Mantener prácticas de gestión de archivos físicos y en papel que cumplan con la normativa, incluyendo el almacenamiento adecuado, la conservación y la gestión segura de los expedientes de los empleados
• Atender las solicitudes de información recopilando y organizando la documentación necesaria según sea preciso
• Mantente al día sobre los requisitos federales, estatales y locales que afectan a los expedientes de los miembros del equipo y a los formularios I-9.

Salida de la empresa y comentarios de los miembros del equipo

• Gestiona el proceso de distribución de la encuesta de salida
• Gestionar la retirada del acceso al sistema en caso de despido, cuando así se solicite
• Otras tareas asignadas

RELACIONES ORGANIZATIVAS:

Este puesto depende del director de Retribución Global y Servicios a los Empleados y trabaja en estrecha colaboración con los empleados, los responsables de campo, los altos directivos, los departamentos del Centro de Apoyo a los Restaurantes y Portillo’s Food Service. Entre los socios clave se incluyen los departamentos de Nóminas, Prestaciones, Asuntos Jurídicos, TI y los socios de recursos humanos.

REQUISITOS NECESARIOS:

Nivel educativo mínimo/Certificaciones

• Título de bachillerato o GED

Experiencia laboral mínima, cualificaciones, conocimientos, habilidades y aptitudes

• Entre 1 y 2 años de experiencia en recursos humanos
• Se valorará especialmente la experiencia laboral con Workday
• Dominio de Microsoft Word, Excel (ordenación, filtrado y fórmulas básicas) y Outlook
• Excelentes habilidades de organización y seguimiento
• Gran atención al detalle y precisión en la introducción de datos y el mantenimiento de registros
• Capacidad demostrada para manejar información confidencial y sensible con discreción

• Flexibilidad y capacidad para trabajar en un entorno dinámico, cumplir con los plazos y gestionar varios proyectos a la vez
• Sólidas habilidades de comunicación escrita y oral, con capacidad para explicar con claridad las políticas y los procesos de RR. HH. a los miembros del equipo de todos los niveles
• Debe ser capaz de adaptarse eficazmente a las prioridades nuevas y cambiantes
• Debe ser capaz de gestionar un gran volumen de consultas y correos electrónicos de forma eficiente y eficaz

Requisitos de viaje

• Es posible que sea necesario realizar algún viaje local de vez en cuando (menos del 5 %)

¡Genial! El rango salarial para este puesto oscila entre 24 y 27 dólares por hora. Tu remuneración real dependerá de tu experiencia, tu ubicación y/o las habilidades adicionales que aportes.  

Este puesto también se sirve con: 

• Participación en un programa discrecional de bonificaciones basado en los resultados de la empresa e individuales, entre otros ingredientes. 
• Un reembolso tecnológico mensual 
• Tarjetas regalo trimestrales de Portillo's 
• Un paquete de beneficios increíble que incluye seguro médico, dental y oftalmológico, junto con vacaciones pagadas, seguro de vida y nuestro plan 401(k) con aportación de la empresa. 
• Más información sobre nuestras prestaciones aquí 

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Las afirmaciones anteriores pretenden describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realizan los titulares asignados a este puesto. No pretenden ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, obligaciones y aptitudes necesarias. El titular puede tener que desempeñar otras tareas que se le asignen. Este puesto podrá revisarse a medida que cambien las obligaciones y responsabilidades en función de las necesidades de la empresa.